面倒な会場設営も丸投げ!貸し会議室のメリット

観葉植物が置かれた貸会議室

貸し会議室と聞くとわざわざ会議室を借りて…という手間が想像されるかもしれませんが、貸し会議室にはならではのメリットがいくつもあります。

もちろん自社のみでの簡単な会議は社内で行った方がコストもゼロで移動時間もなく済みますが、複数の会社での意見交換会などの場合ですとどこかの会社に集まるよりも好立地のところの貸し会議室を利用してお招きするほうがそれぞれの負担を減らせるものです。

また会議にあたり必要な会場設営も慣れていない人がするとどうしても見落としがあり、会議中に必要な設備が足りていないなどに気づくこともあります。

ですがそれら設営についても貸し会議室すと事前のレンタルの際に主催者様側の意見を聞き、必要な機材などを抜けることなく用意の上設営を行ってもらえます。

この設営は会議のためだけではなく、それ以外の用途である懇親会などのパーティーの部分にも利用することができ、提携している店舗に料理を発注するなども可能となっております。

それらをまとめて行ってもらえるというのが貸し会議室の強みであり、目的にあったレイアウトや、人数に合わせた広さなどを自由に選べるというメリットがあります。

利用目的にそった会議室のレイアウト作りは自社ですべて行う場合社員の作業時間をどうしても奪ってしまうものなので、こういった貸し会議室を利用してそのコストを削減するできるのはメリットだといえます。

こういった貸し会議室はレンタルの際に主催様と打ち合わせを行い、それから手配をすることももちろん可能です。

使用内容、必要設備はもちろん防音などの環境や会議室の雰囲気まで希望を通してもらえる上にお弁当の手配なども行ってもらえるようになっています。

また込み入ったサービスについては時間を必要としますが急な入用があり当日のレンタル申し込みの場合でも空室があれば貸し会議室の利用ができる場合もあります。

急に場所が必要になった場合でも内容次第では当日利用もできますので、入用の際はぜひ問い合わせてみるのをおすすめいたします。

レンタルできる状態になるまで時間は必要となりますが、急いで自社の会議室を用意するなどのコストは丸々削減できるのは大きなメリットです。

急な会議のセッティング、大掛かりな懇親会、セミナー、これらの設営から行ってくれるという点は貸し会議室の強みとなっています。

またレンタル料は必要ではありますが、それらを自社で行う場合必要設備の購入などの経費がかかってしまいますので、その分経費削減も期待できるものとなっています。

貸会議室で打ち合わせ

自社に十分なスペースがある場合そこで会議を行うのも一つの手ですが、機材を一から揃えなければならない場合結構な負担となってしまいます。

会議の内容にもよりますが多人数を呼ぶプレゼンなどでは特に大型スクリーン、プロジェクターなどが必要になることもあります。

これから何度もそういった設備を使う予定があれば購入の方向で動くのもよいかもしれませんが、あまり使う機会がない場合購入に踏み切るのはあまり得策とも言えません。

貸し会議室は基本これらの設備もすべて含まれた状態でレンタルできますので、購入の必要がなく使用する機会があまりに多くない限りは経費削減にもつながる画期的なサービスとなっています。

貸し会議室ではこれら必要機材は揃っており、希望するものをレンタルできるようになっています。

またこれら貸し会議室を利用する時間によっては、長丁場になる場合は特に弁当や飲み物の手配なども必要になります。

これらも自社で手配となると、段々負担が大きくなるものとなります。ですがこれらも貸し会議室を利用するとオプションサービスとして利用できるところも多く、懇親会の食事なども手配できるのと同様に弁当や飲み物も提携している店舗に手配がスムーズに行われるようになっています。

これらの設備や飲食物の手配は別途で行うとそのたびにコストがかさんでいくものとなっていますが、これらもオプションサービスとして一緒に利用できると大幅なコスト削減へと繋がります。

貸し会議室を利用する点のメリットとして非常に大きな点といえるのではないでしょうか。

レイアウトも最初から目的に応じて選べるようになっており、そのための机や椅子を別途に用意する必要もありません。

会議向けの座席の配置として適しているコの字形式やロの字形式、セミナー向けであるスクール形式、懇親会向けの正餐形式などのレイアウトを利用人数も踏まえて選び、おオプションサービスを希望するだけの形となります。

希望するものを伝えておけばあとは任せられる、というのは貸し会議室利用の際の最も便利な点です。

会議室を用意するにあたり必要なものをそろえようとするとどんどん経費はかさむ上に、足りないものも見えてきてどんどん追加購入しなければならない時もでてきます。

それらを一括ししてまとまった金額で利用できる、また必要となりやすいものを問合せでしっかり確認し、利用するかどうかを考えることができる、貸し会議室の利用はより無駄を省いてコスト削減につながるものとされています。

ホワイトボードが設置された貸会議室

貸し会議室は細大のメリットとしてあげられるほどに設備が充実しており、さらにオプションサービスをつければ会議以外にもさまざまな利用ができる程のものとなっています。

たとえばセミナー、スクール形式で行われるそれはプロジェクターや音響設備は必須のものといえるでしょう。それらは基本どのような貸し会議室にでもついているような最低限の設備です。使用する人数によって大きさは変わりますが、通常会議でも使われる場合がありますので大抵の貸し会議室には設備として用意されています。

この設備を利用してできることは他には講演会、企業研修などが挙げられ、会議以外にもこのように様々な使用例がございます。

また交流を目的として利用される場合もあり、企業の新年会、忘年会、懇親会などもこれら貸し会議室を利用される場合もあります。

この場合貸し会議室というとこれらパーティーの空間としては殺風景では、という心配もあるかもしれませんがけしてそのような会議室だけではなく、高級感のある一室を貸し会議室としてレンタルしている施設もございますので、そのような貸し会議室の手配を行えば問題ありません。

また上記のイベントを行う際に気になるのが防音設備、もちろんこちらも万全となっているところも用意されており、そのような貸し会議室ではダンスレッスンなども行われています。

体をしっかり動かし、音楽をかけながらもダンスレッスンなど習い事も行える、そういったっ貸し会議室もありますので一部教室から積極的に利用をされています。

会議以外にもさまざまな使用例があるため、提携している会社も数多く紹介できる体制にし、より幅広い利用ができるようにしているところも多いです。

貸し会議室とだけ聞くとどこか殺風景ではありますが、実際は幅広い使用ができる、さまざまな部屋を用意、手配を行ってくれるサービスとなっています。

これは、例えば企業研修を行ったあと、そのま移動せずに懇親会などを行える、そんな流れも組めるものとなっており、その貸し会議室だけで時間を有効利用できる。

金銭的なコスト面だけでなく、時間的コストも十分に引き下げた、一連の流れが組めますので貸し会議室の需要は伸びてきています。